Blog – Kennismaking met de aanbestedende dienst

De ervaring leert dat veel leveranciers pas in de actiestand schieten wanneer de aanbesteding al is gepubliceerd. Er is te weinig tijd en voorkennis om de wensen en behoeften (de echte vraag) van een aanbestedende dienst te achterhalen. Ditzelfde geldt voor het analyseren van de concurrentie. Dit maakt het lastig voor inschrijvende partijen zich te onderscheiden, wat ten koste gaat van de winkansen op een aanbesteding.

Maar wanneer moet je als leverancier wel in actie komen?
Uit mijn onderzoek blijkt dat je nog voor de specificatiefase van de aanbestedende dienst moet beginnen om je kansen te maximaliseren. Meestal zo’n zes maanden voordat het contract met de huidige leverancier afloopt. Dit is door meerdere inkopers bevestigd. In deze periode heb jij de kans om contact op te nemen met de aanbestedende dienst, zonder dat zij gebonden zijn aan de wet- en regelgevingen die gelden gedurende het aanbestedingsproces. 

Probeer te achterhalen waar zij nu tegen aan lopen met de huidige leverancier(s) en welke behoeften en wensen zij hebben in de toekomstige situatie. Ook informatie over de organisatiecultuur, werkwijze en het gevoerde beleid helpen je om een betere aanbieding te doen.Dit geeft je meer tijd om als leverancier een perfect passende oplossing te vinden voor de vraag van de aanbestedende dienst. Bovendien begrijp je de uitvraag direct beter op het moment dat de aanbesteding uiteindelijk op de markt komt. Het schrijven zal hierdoor een stuk gemakkelijker gaan.

Hoe kom je in contact met de aanbestedende dienst?
Jammer genoeg blijft dat per aanbestedende dienst en per inkoper verschillend. Voor onze klanten blijft dit een struikelblok. De meest gangbare manier hiervoor zijn marktconsultaties, zo geven de door mij geïnterviewde inkopers aan. Hier kan de leverancier zijn eigen ideeën en oplossingen tonen aan de aanbestedende dienst. Vergeet niet dat dit een onderdeel is van de voorbereiding op het aanbestedingsproces. Dat betekent dat je als inschrijver dan geen voorsprong opbouwt. Jouw concurrenten krijgen dezelfde informatie. Kiest een aanbestedende dienst niet voor marktconsultatie, dan gaat de voorkeur uit naar kennissessies en netwerkborrels. Alleen wanneer een leverancier met concrete ideeën en oplossingen komt, wordt een persoonlijk bezoek gewaardeerd.

Kortom
Wacht niet tot het moment van de publicatie, dan ben je al te laat. Kom met concrete ideeën en oplossingen, zodat het contactmoment voor beide partijen van toegevoegde waarde is. Ken je potentiële opdrachtgever en laat zien dat jíj degene bent die de aanbestedende dienst daadwerkelijk begrijpt.

Meer weten over een optimale voorbereiding op een inschrijving?
Wij schrijven niet alleen teksten, maar doen ook markt- en concurrentieanalyses en alles wat bij de voorbereiding op een aanbesteding komt kijken om de winkans te maximaliseren. 

Jan Staal is adviseur Inkoop & Aanbesteden. Hij deed voor Iesa onderzoek naar het optimaliseren van een aanbestedingsproces aan de kant van de leverancier. Je maakt hem blij wanneer hij processen mag verbeteren, hij kritische vragen kan stellen en hem in- en verkoopvraagstukken voorlegt.